ટૂંકમાં
સાબિત કરી શકાય તેવા સપ્લાયર ખાતામાં દરેક ખરીદીના ઓર્ડર, ડિલિવરી, બિલ અને ચુકવણી, ચારેય તારીખ સાથે અલગ નોંધાય છે, જેથી બાકી રકમનો વિવાદ યાદદાસ્તથી નહીં, રેકોર્ડથી પતે.
માલ સામાન્ય રીતે પ્રોજેક્ટની સૌથી મોટી લીટી હોય છે અને એમાં હલનચલન પણ સૌથી વધુ. એક જ ઓર્ડર ત્રણ ફેરામાં આવે, બિલ એક જ બને, ચુકવણી બે હપ્તે થાય અને મહિના પછી એના પર વિવાદ થાય, અને ત્યાં સુધીમાં એનો પૂરો હિસાબ બે માણસના મગજમાં જ હોય છે, જે એકબીજા સાથે મળતા નથી.
એક વ્યવહાર નહીં, ચાર ઘટના
લગભગ બધા એક જ ભૂલ કરે છે: ખરીદીને એક લીટી ગણવાની. એ ચાર ઘટના છે, અને જુદા દિવસે બને છે:
- ઓર્ડર એટલે શું માગ્યું, કયા ભાવે, કઈ સાઇટ માટે. ભાવ અહીં નક્કી થાય છે, અને પછીનો વિવાદ સામાન્ય રીતે અહીંથી જ જન્મે છે.
- ડિલિવરી એટલે ખરેખર શું આવ્યું, ક્યારે આવ્યું, અને કોણે લીધું. ઘણી વાર ઓર્ડર કરતાં ઓછું, ક્યારેક વધારે.
- બિલ એટલે સપ્લાયરે શેનું બિલ બનાવ્યું. ડિલિવરી સાથે મળવું જોઈએ; બંને વચ્ચેનો ફરક ડ્રાઇવર ઊભો હોય ત્યારે જ તપાસવાનો હોય છે.
- ચુકવણી એટલે એ બિલ સામે તમારા ખાતામાંથી શું ગયું, એક હપ્તે કે અનેક હપ્તે.
ચારેય નોંધો તો દરેક સપ્લાયર સાથેની બાકી રકમ ગણિત બની જાય છે. માત્ર ચુકવણી નોંધો તો એ અભિપ્રાય રહે છે.
સપ્લાયર માને એવું ખાતું
સપ્લાયર બાકી રકમ માટે ફોન કરે ત્યારે વાત બેમાંથી એક રીતે જ ચાલે છે. કાં તો તમે તારીખ સાથે ડિલિવરી અને ચુકવણી વાંચી સંભળાવી શકો, કાં ન શકો. શકો તો ફોન બે મિનિટમાં પતે અને આંકડો નક્કી થાય. ન શકો તો દલીલ પતાવવા માટે ચૂકવો છો, અને આવતી વખતે પણ ચૂકવશો.
સપ્લાયરદીઠ ખાતામાં કશું અઘરું જોઈતું નથી: એની પાસેથી થયેલી દરેક ખરીદી, એની સામેની દરેક ડિલિવરી, થયેલી દરેક ચુકવણી, અને ચાલુ બાકી. એને ઉપયોગી બનાવે છે એ વાત કે એ એક જ યાદી છે, તારીખના ક્રમમાં, જે ઓફિસમાં કોઈ પણ ફાઇલ ક્યાં છે એ પૂછ્યા વગર ખોલી શકે.
માત્ર આજનો ભાવ નહીં, ભાવનો ઇતિહાસ રાખો
ગયા ત્રિમાસમાં સિમેન્ટ ₹360 અને આ ત્રિમાસમાં ₹385: એ સામાન્ય છે. અસામાન્ય એ છે કે એ વધારો કઈ સાઇટે ખમ્યો તે ખબર ન હોય, અથવા માર્ચમાં ખબર પડે કે એક સપ્લાયરનો ભાવ બે વાર વધ્યો હતો અને બીજી વાર પછી કોઈએ ફરી ભાવતાલ કર્યો જ નહીં.
ભાવ ઓર્ડર પર રહે છે અને ઓર્ડર સાઇટ પર રહે છે, એટલે ઇતિહાસ રોજિંદી નોંધની આડપેદાશ બની જાય છે, કોઈએ અલગ રજિસ્ટર સાચવવું પડતું નથી.
યાદદાસ્તના આધારે ભાવતાલ થતો નથી. તારીખોની યાદીના આધારે થાય છે.
અને નિશાની સાચવો
ખરીદીના રેકોર્ડને સૌથી વધુ હાથ અડે છે: સાઇટ મેનેજર માલ લે છે, ઓફિસનો કારકુન બિલ ચઢાવે છે, ભાગીદાર ચુકવણી મંજૂર કરે છે. એમાં કશું ખોટું નથી (કામ એમ જ થાય છે), પણ એટલે જ દરેક ફેરફાર સાથે કોણે અને ક્યારે એ જોડાયેલું હોવું જોઈએ.
કોઈની પર શંકા છે એટલે નહીં. પણ છ અઠવાડિયાં પછી કોઈ આંકડો ખોટો લાગે ત્યારે કામનો સવાલ "આ કોણે કર્યું?" ક્યારેય હોતો નથી. સવાલ હોય છે "પહેલાં શું લખ્યું હતું, અને ક્યારે બદલાયું?" નિશાની એનો જવાબ સેકન્ડોમાં આપે છે. યાદદાસ્ત જવાબ આપતી જ નથી.
સાઈટ ગ્રીડ સાઇટ, વેચાણ, ખરીદી, મજૂરી અને પૈસા એક જ જગ્યાએ રાખે છે, અંગ્રેજી અને ગુજરાતીમાં.