ટૂંકમાં
કેટલીય સાઇટ ચલાવતા બિલ્ડર પાસે સામાન્ય રીતે ચાર-પાંચ અલગ રેકોર્ડ હોય છે (સાઇટ ડાયરી, ખરીદીની ફાઇલ, હાજરી બુક, ચેક રજિસ્ટર, હિસાબનીશની શીટ), અને એકેય બીજાનો સરવાળો કરી શકતું નથી. એટલે જ ચોખ્ખી સ્થિતિ હંમેશાં પખવાડિયું જૂની હોય છે.
અમે જેટલા બિલ્ડર સાથે બેઠા છીએ, બધા ચોખ્ખો હિસાબ રાખે છે. બહારના લોકો આ જ વાત ખોટી સમજે છે. સાઇટ ડાયરી વ્યવસ્થિત હોય છે, હાજરી બુક ગઈકાલ સાંજ સુધીની હોય છે, ચેકના પરબીડિયાં બધાં સચવાયેલાં હોય છે. જે ચોપડામાં ત્રીસ લાખની જવાબદારી લખાયેલી હોય તેની સાથે કોઈ બેદરકારી કરતું નથી.
સમસ્યા એક ચોપડાની ક્યારેય નથી હોતી. સમસ્યા એ છે કે એવા પાંચ ચોપડા છે, અને એકેય બીજાને વાંચી શકતો નથી.
પાંચ ચોપડા, અને દરેકની મર્યાદા
બે કે વધુ પ્રોજેક્ટ ચલાવતી મોટા ભાગની ઓફિસમાં આટલું તો મળશે જ:
- દરેક પ્રોજેક્ટની અલગ સાઇટ ડાયરી: માલની ડિલિવરી, કામનો તબક્કો અને કોન્ટ્રાક્ટરને આપેલી સૂચનાઓ.
- ખરીદીની ફાઇલ: સપ્લાયરનાં બિલ; કેટલાંક ચૂકવાયેલાં, કેટલાંક અધૂરાં, કેટલાંક હજી માલ સામે ચકાસવાનાં બાકી.
- સાઇટ મેનેજર પાસે રહેતી હાજરી બુક: સામાન્ય રીતે રોજનું એક પાનું, ક્યારેક અઠવાડિયાનું એક પાનું.
- ચેક રજિસ્ટર કે બેંક એપ: જેને રકમ અને તારીખ ખબર છે, પણ સાઇટ કઈ છે એ ખબર નથી.
- હિસાબનીશની સ્પ્રેડશીટ: જે કાગળ ઓફિસે પહોંચે ત્યારે અપડેટ થાય છે.
આમાંનું દરેક પોતાની જગ્યાએ સાચું છે. સાઇટ ડાયરી સાઇટની સચ્ચાઈ છે. ચેક રજિસ્ટર બેંકની સચ્ચાઈ છે. પણ માલિક ખરેખર જે પૂછે છે, "હું જે કંઈ ચલાવું છું તે બધું મળીને આજે હું ક્યાં ઊભો છું?", તેનો જવાબ એકેયમાંથી નીકળતો નથી, અને પાંચેમાંથી કાઢવો હોય તો કોઈએ કેલ્ક્યુલેટર લઈને બે કલાક બેસવું પડે.
એટલે એ સવાલ રોજ નહીં, મહિને એક વાર પુછાય છે. અને મહિને એક વાર જોવાતો આંકડો અંકુશ નથી, ઉત્તરક્રિયા છે.
આ અંતરની ખરી કિંમત
અહીં થતું નુકસાન ભાગ્યે જ નાટકીય હોય છે. કોઈ આખી ટ્રક ઉપાડી જતું નથી. જે થાય છે તે નાનું છે અને વરસ આખાનું ગણો તો ઘણું મોંઘું છે:
- સપ્લાયરને બે વાર ચૂકવણી થઈ જાય છે: બિલ સાઇટ પર પણ પાસ થયું અને ત્રણ અઠવાડિયાં પછી ઓફિસે પણ.
- બુકિંગની રકમ આવી ગઈ, પણ બાકીની ઉઘરાણી કોઈ કરતું નથી, કારણ કે લેવાની બાકી રકમ દલાલના મગજમાં જ છે.
- જે સાઇટ ચૂપચાપ ખોટ કરે છે તેમાં પૈસા નાખવાનું ચાલુ રહે છે, કારણ કે તેનો નફો બાજુની સાઇટના નફાથી ક્યારેય અલગ કરાયો જ નથી.
- રમઝાનમાં મજૂરીનો દર મોઢામોઢ વધાર્યો, પછી ઘટાડવાનું રહી ગયું, અને નવ મહિને એવો સરવાળો દેખાય છે જેની સમજણ કોઈ પાસે નથી.
સિસ્ટમ જે આપે છે, ચોપડો જે નથી આપી શકતો
સિસ્ટમ એટલે વધુ સુઘડ ચોપડો નહીં. જો એ માત્ર એની એ જ નોંધો સ્ક્રીન પર ઉતારે, તો ટાઇપિંગ ઉમેર્યું અને કશું ઘટાડ્યું નહીં. ફરક ત્રણ વાતોથી પડે છે:
ચોપડો અને સ્પ્રેડશીટ
- નોંધ જ્યાં કામ થાય ત્યાં થાય છે, સરવાળો બીજે ક્યાંક, પછી.
- બદલાયેલો આંકડો છેકછાક સિવાય કોઈ નિશાન છોડતો નથી.
- સાઇટવાર નફો એ વરસના અંતે કોઈ અલગથી કરે એવી કસરત છે.
- કાગળ ઓફિસે પહોંચે ત્યારે માલિકને સ્થિતિ દેખાય છે.
એક જોડાયેલો રેકોર્ડ
- નોંધ અને સરવાળો એક જ ક્રિયા છે: ચુકવણી નોંધાય એટલે ચોખ્ખી સ્થિતિ ખસે છે.
- દરેક નોંધ, સુધારો અને રદ કોણે અને ક્યારે કર્યો તે સચવાય છે.
- સાઇટવાર નફો પહેલેથી પડેલી નોંધોનો જ એક દેખાવ છે.
- સાઇટ મેનેજર હજી ગેટ પર ઊભો હોય ત્યારે માલિકને સ્થિતિ દેખાય છે.
નોંધ ત્યાં જ થવી જોઈએ જ્યાં કામ થાય છે
આખી વાતનો ફેંસલો આ મુદ્દા પર થાય છે. સાઇટ મેનેજરે ડિલિવરી ઓફિસ પહોંચે ત્યાં સુધી યાદ રાખવી પડે, તો એ રેકોર્ડ નહીં, પુનર્રચના છે. ડ્રાઇવર સહી માટે ઊભો હોય ત્યારે જ એ ફોનમાં નોંધી શકે, તો એ હકીકત છે.
એટલે જ આ આખું સાઇટ પર ટકવું જોઈએ: એક હાથમાં ફોન, સ્ક્રીન પર ધૂળ, આવ-જા કરતું નેટવર્ક, અને એવો સ્ટાફ જે ગુજરાતીમાં ઝડપી છે અને અંગ્રેજીમાં ધીમો. જે સોફ્ટવેર ટેબલ અને સારા નેટવર્કની ધારણા રાખે છે તે પખવાડિયામાં છૂટી જાય છે, અને ચોપડો પાછો આવે છે. યોગ્ય રીતે જ, કારણ કે ચોપડો કમ સે કમ ચાલે તો છે.
ચોપડા ક્યારેય સમસ્યા નહોતા. સમસ્યા એ હતી કે પાંચ ચોપડાનો સરવાળો રોજ સવારે કોઈ કરવાનું નહોતું.
શરૂ કરવું હોય તો ક્યાંથી
જૂનો ઇતિહાસ ઉતારવાથી શરૂઆત ન કરો. ત્રણ વરસની જૂની નોંધો ભરવામાં મહિનો જશે અને એમાંથી એવું કશું નહીં નીકળે જેના પર આજે પગલું લેવાય. એક તારીખથી શરૂ કરો (આવતા મહિનાની પહેલી તારીખ બરાબર છે), અને ત્યાંથી આગળનું ભરો. સાઇટ નાખો, બાકી નીકળતી રકમો ઓપનિંગ તરીકે નાખો, અને પછી રોજિંદું અઠવાડિયું સિસ્ટમ ભરી દેશે.
પહેલો મહિનો પૂરો થતાં તમારી પાસે એવું કંઈક હશે જે ચોપડો ક્યારેય આપી શક્યો ન હોત: એક આંકડો, આજ સવાર સુધીનો, જે તમે ચલાવો છો તે બધું આવરી લે છે.
સાઈટ ગ્રીડ સાઇટ, વેચાણ, ખરીદી, મજૂરી અને પૈસા એક જ જગ્યાએ રાખે છે, અંગ્રેજી અને ગુજરાતીમાં.